Podpis elektroniczny

Zarówno w Polsce, jak i na świecie, staje się coraz bardziej popularny i jest stosowany w wielu obszarach administracji, biznesu i prawa. Jego głównym celem jest umożliwienie zawierania umów oraz potwierdzania tożsamości stron bez potrzeby korzystania z papierowej dokumentacji. W różnych krajach podpis elektroniczny jest regulowany różnymi przepisami, ale coraz częściej przepisy te są harmonizowane, szczególnie na poziomie Unii Europejskiej.

Podpis elektroniczny w Polsce

W Polsce podpis elektroniczny reguluje przede wszystkim ustawa o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej, która wdraża przepisy unijnego rozporządzenia eIDAS (ang. Electronic Identification and Trust Services). Rozporządzenie eIDAS wprowadza trzy poziomy podpisów elektronicznych:

  • Podpis elektroniczny zwykły: Jest najprostszą formą podpisu elektronicznego, który można stosować do mniej formalnych dokumentów. W Polsce nie ma on mocy prawnej na poziomie podpisu odręcznego.
  • Zaawansowany podpis elektroniczny: Jest bardziej zaawansowany niż podpis zwykły i musi spełniać konkretne wymagania techniczne. Taki podpis pozwala na identyfikację osoby podpisującej i gwarantuje integralność dokumentu, jednak nadal nie jest równoważny podpisowi odręcznemu.
  • Kwalifikowany podpis elektroniczny: Ma pełną moc prawną równoważną podpisowi własnoręcznemu. Aby mógł być uznany za kwalifikowany, musi być wydany przez kwalifikowanego dostawcę usług zaufania. W Polsce dostawcami kwalifikowanych podpisów są między innymi KIR (Krajowa Izba Rozliczeniowa), PWPW (Polska Wytwórnia Papierów Wartościowych), oraz Asseco Data Systems.

Kwalifikowany podpis elektroniczny jest szeroko stosowany w kontaktach z urzędami oraz do podpisywania dokumentów prawnych i biznesowych. W Polsce wykorzystywany jest w systemach takich jak ePUAP (do kontaktu z administracją publiczną) oraz Płatnik (do kontaktu z ZUS).

Podpis elektroniczny w Unii Europejskiej (Rozporządzenie eIDAS)

Na terenie całej Unii Europejskiej obowiązuje rozporządzenie eIDAS, które harmonizuje przepisy dotyczące podpisów elektronicznych oraz usług zaufania. Dzięki temu:

  • Podpisy kwalifikowane wydane w jednym państwie członkowskim UE są uznawane we wszystkich pozostałych państwach członkowskich i mają moc równą podpisowi odręcznemu.
  • Unifikacja przepisów pozwala firmom oraz instytucjom publicznym na bezpieczne korzystanie z podpisów elektronicznych w relacjach międzynarodowych, co ułatwia transgraniczne transakcje.

W Europie podpis kwalifikowany pozwala na zawieranie umów i składanie oświadczeń, które są prawnie wiążące na terenie całej Unii Europejskiej. Każdy kraj UE ma listę dostawców usług zaufania (Trust List), co pomaga firmom i instytucjom sprawdzać, czy podpis elektroniczny spełnia wymagane normy.

Podpis elektroniczny na świecie

Regulacje dotyczące podpisu elektronicznego różnią się w zależności od kraju i regionu. Najpopularniejsze standardy znajdują się w USA, Kanadzie, Australii oraz Azji (szczególnie w Chinach i Indiach).

  • Stany Zjednoczone: W USA podpis elektroniczny regulowany jest przez ESIGN Act (Electronic Signatures in Global and National Commerce Act) oraz UETA (Uniform Electronic Transactions Act). Amerykańskie przepisy pozwalają na szerokie stosowanie podpisów elektronicznych w kontaktach biznesowych, jednak różnią się one nieco w poszczególnych stanach.
  • Kanada: W Kanadzie podpis elektroniczny jest regulowany przez Personal Information Protection and Electronic Documents Act (PIPEDA). W różnych prowincjach obowiązują dodatkowe regulacje, które w wielu przypadkach pozwalają na używanie podpisów elektronicznych jako równoważnych odręcznym.
  • Australia: Podpis elektroniczny w Australii jest uznawany na mocy Electronic Transactions Act (ETA), który pozwala na stosowanie podpisów elektronicznych w transakcjach biznesowych. Nie ma wymogu stosowania kwalifikowanego podpisu elektronicznego, a podpisy elektroniczne mają szerokie zastosowanie w sektorze publicznym i prywatnym.
  • Chiny: W Chinach podpis elektroniczny regulowany jest przez Electronic Signature Law i jest szeroko stosowany, szczególnie w transakcjach biznesowych. Chiny wprowadziły także standardy techniczne oraz systemy autoryzacji podpisów, które muszą spełniać konkretne wymogi prawne.
  • Indie: Indie posiadają dobrze rozwinięte regulacje dotyczące podpisów elektronicznych, regulowane przez Information Technology Act. W Indiach stosuje się podpis kwalifikowany, a system podpisów elektronicznych jest rozwinięty szczególnie w kontaktach biznesowych i administracyjnych.

    Zastosowania podpisu elektronicznego

    Podpis elektroniczny jest wykorzystywany w szerokim zakresie zastosowań, między innymi:

    • Administracja publiczna: W Polsce ePUAP umożliwia korzystanie z podpisu elektronicznego do składania wniosków, deklaracji podatkowych, rejestracji działalności gospodarczej itp.
    • Umowy biznesowe: W międzynarodowych korporacjach podpis elektroniczny pozwala na zawieranie umów bez konieczności fizycznego podpisu, co przyspiesza procesy biznesowe.
    • Dokumentacja medyczna: W niektórych krajach podpis elektroniczny jest stosowany do uwierzytelniania dokumentacji medycznej, co zwiększa efektywność obsługi pacjentów.

    Podsumowanie

    Podpis elektroniczny w Polsce i na świecie stanowi nowoczesne narzędzie, które przyspiesza zawieranie umów, obniża koszty administracyjne i ułatwia międzynarodową współpracę. Dzięki harmonizacji przepisów w Unii Europejskiej, a także regulacjom przyjętym przez wiele krajów, podpis elektroniczny zyskuje na znaczeniu i staje się standardem w kontaktach biznesowych, administracyjnych i prawnych.

    Dlaczego my?

    Z

    Nowoczesna księgowość

    Nowoczesne rozwiązania księgowe oferują dostosowywanie funkcji do indywidualnych potrzeb firmy, niezależnie od jej wielkości czy branży.

    Z

    Bezpieczeństwo

    Systemy księgowe są regularnie aktualizowane pod kątem bezpieczeństwa stosowanych przepisów prawa, takich jak zmiany w VAT czy rozporządzenia RODO, co pozwala na uniknięcie kar i błędów.

    Z

    Zdalna współpraca

     Księgowość online umożliwia współpracę w czasie rzeczywistym pomiędzy przedsiębiorcami, biurami rachunkowymi i doradcami finansowymi.

    Nasze specjalizacje

    Księgowość

    Systematyczne i rzetelne ewidencjonowanie operacji gospodarczych Twojej firmy. Tylko tyle i aż tyle – U nas masz to zagwarantowane.

    e-commerce

    Księgowość branży e-commerce to nasza codzienność. Kreuj, handluj, zarabiaj – księgowość e-commerce pozostaw w rękach specjalistów.

    Kadry i płace

    Księgowość kadr i płac to specjalistyczny obszar rachunkowości, który zajmuje się prowadzeniem ewidencji, obliczeniami wynagrodzeń oraz prawidłowym rozliczaniem podatków i składek ZUS.

    Centrum certyfikacji

    Podpis elektroniczny czy elektroniczne doręczenia – U nas załatwisz wszystko w jednym miejscu. Jesteśmy autoryzowanym punktem certyfikującym Asseco Certum.

    KRS

    Na podstawie Twojego zgłoszenia nasz dział prawny skontaktuje się z Tobą w ciągu 24 godzin w celu zebrania wszelkich niezbędnych informacji oraz dokumentów – potrzebnych do stworzenia kompletnego zgłoszenia zmian w KRS, uzależnionego od Twoich potrzeb.

    Skontaktuj się

    Chesz założyć firmę? Przenieść księgowość lub dokonać zmian w KRS? Wypełnij formularz i skontaktuj się z nami!