e-Doręczenia

E-doręczenia (elektroniczne doręczenia) to usługa cyfrowej wymiany korespondencji urzędowej i biznesowej, która ma umożliwić bezpieczne, pewne oraz zgodne z przepisami prawnymi przesyłanie dokumentów w formie elektronicznej. W Polsce usługa ta jest szczególnie ważna w kontekście realizacji projektów cyfryzacji administracji publicznej i jest regulowana przez przepisy unijne oraz krajowe.

Na czym polegają e-doręczenia?

E-doręczenia pozwalają na przesyłanie i odbieranie pism urzędowych i dokumentów cyfrowych, zapewniając jednocześnie gwarancję dostarczenia wiadomości, co jest równoważne z przesyłką poleconą za potwierdzeniem odbioru w formie tradycyjnej. W praktyce e-doręczenia zastępują fizyczną korespondencję i są uznawane za bezpieczny i skuteczny sposób komunikacji pomiędzy instytucjami, urzędami, firmami i obywatelami.

Zastosowanie e-doręczeń

E-doręczenia są stosowane głównie do:

  • Korespondencji z urzędami: Obywatele i przedsiębiorcy mogą załatwiać sprawy urzędowe bez konieczności wizyty w urzędzie.
  • Wymiany dokumentów sądowych: Sądy mogą przesyłać dokumenty drogą cyfrową do stron postępowania.
  • Kontaktów pomiędzy firmami: Biznes może używać e-doręczeń do wymiany dokumentów prawnych, umów, faktur itp.
  • Komunikacji między instytucjami administracji publicznej: Dzięki e-doręczeniom urzędy mogą szybciej i bezpieczniej wymieniać dokumenty.

    Regulacje prawne i bezpieczeństwo e-doręczeń

    W Polsce e-doręczenia są regulowane przez ustawę o doręczeniach elektronicznych, wdrożoną w 2021 roku w związku z wymogami unijnego rozporządzenia eIDAS oraz Dyrektywy o bezpieczeństwie sieci i informacji (NIS). Usługa e-doręczeń musi zapewniać:

    • Gwarancję dostarczenia: Nadawca otrzymuje potwierdzenie, że wiadomość została doręczona do odbiorcy.
    • Bezpieczeństwo i poufność: Wszystkie wiadomości są szyfrowane, aby zapewnić bezpieczeństwo danych.
    • Pewność tożsamości: Wymagane jest stosowanie uwierzytelnienia, które zapewnia, że obie strony są właściwie zidentyfikowane.

    Jak korzystać z e-doręczeń?

    Aby korzystać z e-doręczeń, potrzebny jest dedykowany adres do doręczeń elektronicznych. Adres ten można uzyskać poprzez rejestrację u dostawcy usług e-doręczeń lub skorzystać z publicznych rozwiązań oferowanych przez administrację, takich jak Profil Zaufany. Po zarejestrowaniu się można odbierać i wysyłać wiadomości cyfrowe, które mają moc prawną równą przesyłkom poleconym.

     

    Kroki rejestracji:

    1. Zarejestruj się na platformie e-doręczeń: Platformy te są oferowane przez wybrane instytucje publiczne lub kwalifikowanych dostawców usług zaufania.
    2. Zweryfikuj tożsamość: Zwykle konieczne jest uwierzytelnienie poprzez Profil Zaufany lub kwalifikowany podpis elektroniczny.
    3. Skonfiguruj adres e-doręczeń: Adres ten służy do przyjmowania korespondencji elektronicznej od urzędów i firm.
    4. Odbieraj i wysyłaj dokumenty: Korzystając z platformy e-doręczeń, możesz wymieniać dokumenty i mieć pewność ich doręczenia.

    Przykłady e-doręczeń w Polsce

    Polska wprowadziła centralne rozwiązania, które mają ułatwić korzystanie z e-doręczeń:

    • ePUAP: Platforma, która umożliwia składanie pism urzędowych i kontakt z administracją publiczną.
    • Profil Zaufany: Umożliwia potwierdzenie tożsamości i korzystanie z e-doręczeń w urzędach.
    • Systemy sądowe i administracyjne: Na poziomie sądów i urzędów skarbowych wdrażane są rozwiązania do elektronicznego doręczania dokumentów.

    Korzyści z e-doręczeń

    • Skrócenie czasu wymiany korespondencji: Dokumenty są dostarczane natychmiastowo.
    • Niższe koszty: E-doręczenia redukują koszty papierowej korespondencji oraz przesyłek pocztowych.
    • Bezpieczeństwo: E-doręczenia są chronione przed nieautoryzowanym dostępem, zapewniając jednocześnie prywatność danych.
    • Ślad cyfrowy: Każde doręczenie jest rejestrowane i archiwizowane, co umożliwia monitorowanie i łatwy dostęp do historii korespondencji.

    Przyszłość e-doręczeń

    W Polsce system e-doręczeń będzie coraz bardziej rozwijany i integrowany z innymi systemami administracji publicznej. Plany obejmują m.in. rozszerzenie zasięgu na większą liczbę urzędów oraz dalszą cyfryzację dokumentacji. Na poziomie Unii Europejskiej e-doręczenia wpisują się w strategię Jednolitego Rynku Cyfrowego, co oznacza, że użytkownicy z różnych państw członkowskich będą mogli łatwiej komunikować się z administracjami w innych krajach.

    E-doręczenia zmieniają sposób, w jaki obywatele i firmy komunikują się z urzędami, co wpływa pozytywnie na wygodę, oszczędność czasu oraz koszty obsługi administracyjnej. Wdrażanie tego rozwiązania w różnych sektorach daje duże korzyści zarówno obywatelom, jak i instytucjom publicznym.

    Dlaczego my?

    Z

    Nowoczesna księgowość

    Nowoczesne rozwiązania księgowe oferują dostosowywanie funkcji do indywidualnych potrzeb firmy, niezależnie od jej wielkości czy branży.

    Z

    Bezpieczeństwo

    Systemy księgowe są regularnie aktualizowane pod kątem bezpieczeństwa stosowanych przepisów prawa, takich jak zmiany w VAT czy rozporządzenia RODO, co pozwala na uniknięcie kar i błędów.

    Z

    Zdalna współpraca

     Księgowość online umożliwia współpracę w czasie rzeczywistym pomiędzy przedsiębiorcami, biurami rachunkowymi i doradcami finansowymi.

    Nasze specjalizacje

    Księgowość

    Systematyczne i rzetelne ewidencjonowanie operacji gospodarczych Twojej firmy. Tylko tyle i aż tyle – U nas masz to zagwarantowane.

    e-commerce

    Księgowość branży e-commerce to nasza codzienność. Kreuj, handluj, zarabiaj – księgowość e-commerce pozostaw w rękach specjalistów.

    Kadry i płace

    Księgowość kadr i płac to specjalistyczny obszar rachunkowości, który zajmuje się prowadzeniem ewidencji, obliczeniami wynagrodzeń oraz prawidłowym rozliczaniem podatków i składek ZUS.

    Centrum certyfikacji

    Podpis elektroniczny czy elektroniczne doręczenia – U nas załatwisz wszystko w jednym miejscu. Jesteśmy autoryzowanym punktem certyfikującym Asseco Certum.

    KRS

    Na podstawie Twojego zgłoszenia nasz dział prawny skontaktuje się z Tobą w ciągu 24 godzin w celu zebrania wszelkich niezbędnych informacji oraz dokumentów – potrzebnych do stworzenia kompletnego zgłoszenia zmian w KRS, uzależnionego od Twoich potrzeb.

    Skontaktuj się

    Chesz założyć firmę? Przenieść księgowość lub dokonać zmian w KRS? Wypełnij formularz i skontaktuj się z nami!