Odnowienie podpisu

Odnowienie podpisu elektronicznego polega na przedłużeniu ważności certyfikatu, który umożliwia używanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Certyfikaty są wydawane przez kwalifikowanych dostawców usług zaufania na określony czas (najczęściej 1 lub 2 lata) i po tym okresie muszą zostać odnowione, aby można było dalej korzystać z podpisu. Poniżej przedstawiam proces odnawiania podpisu elektronicznego oraz kwestie, które warto uwzględnić.

Dlaczego podpis elektroniczny wymaga odnowienia?

Podpis elektroniczny jest oparty na certyfikacie, który działa na zasadzie klucza publicznego i prywatnego. Certyfikat ten ma ograniczony czas ważności, co służy zachowaniu wysokiego poziomu bezpieczeństwa. Po jego wygaśnięciu:

  • Certyfikat staje się nieważny i nie można już nim podpisywać dokumentów.
  • Dokumenty podpisane wygasłym certyfikatem nadal są ważne, ale nowy podpis musi być oparty na aktywnym, ważnym certyfikacie.

Kiedy i jak odnowić podpis elektroniczny?

Termin odnowienia certyfikatu podpisu elektronicznego różni się w zależności od dostawcy, ale warto zaplanować jego odnowienie na około 30 dni przed upływem ważności, aby zapewnić sobie ciągłość możliwości podpisywania.

Kroki odnowienia:

  1. Kontakt z dostawcą certyfikatu: Skontaktuj się z kwalifikowanym dostawcą usług zaufania, u którego masz certyfikat (np. PWPW, KIR, Asseco, EuroCert).
  2. Weryfikacja tożsamości: Odnowienie certyfikatu zwykle wymaga ponownej weryfikacji tożsamości, która może odbyć się osobiście (np. w punkcie partnerskim) lub zdalnie (przez wideoweryfikację, jeśli dostawca to umożliwia).
  3. Opłata za odnowienie: Odnowienie certyfikatu wiąże się z opłatą, której wysokość zależy od długości ważności certyfikatu i oferty dostawcy.
  4. Otrzymanie nowego certyfikatu: Po pozytywnej weryfikacji i opłaceniu usługi dostawca wystawia nowy certyfikat, który umożliwia dalsze korzystanie z kwalifikowanego podpisu.

Niektórzy dostawcy umożliwiają automatyczne powiadomienia o zbliżającym się terminie wygaśnięcia certyfikatu – warto zwrócić na to uwagę, aby nie przegapić terminu.

Wymagane dokumenty i formalności

Do odnowienia certyfikatu kwalifikowanego potrzebne będą najczęściej:

  • Dowód tożsamości – dowód osobisty lub paszport do weryfikacji tożsamości.
  • Numer poprzedniego certyfikatu (jeśli jest wymagany przez dostawcę).
  • W niektórych przypadkach dodatkowe dokumenty potwierdzające reprezentację firmy (dla certyfikatów firmowych).

Odnowienie online vs. odnowienie stacjonarne

Niektórzy dostawcy oferują możliwość odnowienia online, co jest wygodniejsze i szybsze, szczególnie jeśli dostępna jest opcja wideoweryfikacji. Przy odnowieniu online konieczne może być jednak użycie specjalnego oprogramowania dostarczanego przez dostawcę oraz zgodnych urządzeń (np. czytnika kart, jeśli podpis jest na karcie).

W przypadku odnowienia stacjonarnego konieczne będzie udanie się do punktu weryfikacji, co może być mniej wygodne, ale dla niektórych użytkowników stanowi pewniejszą formę potwierdzenia tożsamości.

Koszt odnowienia podpisu elektronicznego

Koszty odnowienia certyfikatu różnią się w zależności od dostawcy i okresu, na jaki certyfikat jest wydawany. Orientacyjne koszty:

  • Na 1 rok: od około 200 do 300 zł.
  • Na 2 lata: od około 300 do 500 zł.

Ceny te mogą się różnić w zależności od dostawcy i aktualnej oferty. Niektórzy dostawcy oferują zniżki dla stałych klientów lub specjalne warunki dla dużych firm.

Zastosowania nowego certyfikatu

Odnowiony podpis elektroniczny można stosować do tych samych celów co poprzedni certyfikat, a mianowicie:

  • Podpisywanie dokumentów urzędowych i składanie ich online, np. za pomocą systemu ePUAP.
  • Podpisywanie dokumentów finansowych i prawnych, np. umów handlowych.
  • Weryfikacja tożsamości w systemach online (np. w ZUS Płatnik lub innych portalach wymagających podpisu kwalifikowanego).

Rekomendacje dotyczące odnowienia

  • Zapewnij sobie czas na odnowienie: Najlepiej zaplanować odnowienie z odpowiednim wyprzedzeniem, aby uniknąć przerw w możliwości podpisywania dokumentów.
  • Sprawdź zgodność urządzeń: Jeśli korzystasz z nowego sprzętu (komputera, czytnika kart), upewnij się, że jest on kompatybilny z oprogramowaniem do podpisu elektronicznego dostarczanym przez dostawcę.
  • Śledź zmiany w przepisach: Rozporządzenia dotyczące podpisów elektronicznych mogą się zmieniać, szczególnie w związku z cyfryzacją administracji publicznej.

Podsumowanie

Odnowienie podpisu elektronicznego to proces konieczny, aby móc nadal korzystać z kwalifikowanego podpisu elektronicznego, szczególnie jeśli jest on regularnie stosowany w celach zawodowych lub administracyjnych. Dobrze jest zadbać o terminowe odnowienie certyfikatu, aby nie doszło do przerwy w dostępie do podpisu, a jednocześnie monitorować oferty dostawców, aby wybrać opcję najbardziej odpowiadającą potrzebom i budżetowi.

Dlaczego my?

Z

Nowoczesna księgowość

Nowoczesne rozwiązania księgowe oferują dostosowywanie funkcji do indywidualnych potrzeb firmy, niezależnie od jej wielkości czy branży.

Z

Bezpieczeństwo

Systemy księgowe są regularnie aktualizowane pod kątem bezpieczeństwa stosowanych przepisów prawa, takich jak zmiany w VAT czy rozporządzenia RODO, co pozwala na uniknięcie kar i błędów.

Z

Zdalna współpraca

 Księgowość online umożliwia współpracę w czasie rzeczywistym pomiędzy przedsiębiorcami, biurami rachunkowymi i doradcami finansowymi.

Nasze specjalizacje

Księgowość

Systematyczne i rzetelne ewidencjonowanie operacji gospodarczych Twojej firmy. Tylko tyle i aż tyle – U nas masz to zagwarantowane.

e-commerce

Księgowość branży e-commerce to nasza codzienność. Kreuj, handluj, zarabiaj – księgowość e-commerce pozostaw w rękach specjalistów.

Kadry i płace

Księgowość kadr i płac to specjalistyczny obszar rachunkowości, który zajmuje się prowadzeniem ewidencji, obliczeniami wynagrodzeń oraz prawidłowym rozliczaniem podatków i składek ZUS.

Centrum certyfikacji

Podpis elektroniczny czy elektroniczne doręczenia – U nas załatwisz wszystko w jednym miejscu. Jesteśmy autoryzowanym punktem certyfikującym Asseco Certum.

KRS

Na podstawie Twojego zgłoszenia nasz dział prawny skontaktuje się z Tobą w ciągu 24 godzin w celu zebrania wszelkich niezbędnych informacji oraz dokumentów – potrzebnych do stworzenia kompletnego zgłoszenia zmian w KRS, uzależnionego od Twoich potrzeb.

Skontaktuj się

Chesz założyć firmę? Przenieść księgowość lub dokonać zmian w KRS? Wypełnij formularz i skontaktuj się z nami!