Kadry i płace

Księgowość kadr i płac to specjalistyczny obszar rachunkowości, który zajmuje się prowadzeniem ewidencji, obliczeniami wynagrodzeń oraz prawidłowym rozliczaniem podatków i składek ZUS. Zajmuje się także raportowaniem i ewidencją wszystkich aspektów finansowych związanych z zatrudnieniem pracowników. Dział ten wspiera zarówno organizację, jak i pracowników, zapewniając zgodność z przepisami prawa oraz efektywne zarządzanie wynagrodzeniami. Poniżej przedstawiam najważniejsze elementy księgowości kadr i płac.

Naliczanie wynagrodzeń

Księgowość kadr i płac odpowiada za poprawne naliczanie wynagrodzeń pracowników na podstawie:

  • Umowy o pracę: Podstawą do naliczenia wynagrodzenia jest stawka brutto określona w umowie. W księgowości uwzględnia się również premie, nadgodziny, dodatki oraz potrącenia (np. zaliczki, potrącenia sądowe).
  • Umów cywilnoprawnych: Wynagrodzenia z umów zlecenie i umów o dzieło są naliczane na innych zasadach, często z uwzględnieniem składek ZUS i zaliczki na podatek dochodowy, jeżeli wymagają tego przepisy.

Proces naliczania wynagrodzeń obejmuje:

  • Obliczenie wynagrodzenia brutto.
  • Potrącenie składek na ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe, chorobowe) oraz zdrowotne.
  • Wyliczenie zaliczki na podatek dochodowy.
  • Obliczenie wynagrodzenia netto do wypłaty dla pracownika.

Rozliczenia podatkowe i składki ZUS

Obowiązki w zakresie podatków i składek obejmują:

  • Zaliczki na podatek dochodowy (PIT): Od wynagrodzeń pracowników potrącane są zaliczki na podatek dochodowy, które pracodawca musi odprowadzić do Urzędu Skarbowego. Pracodawca składa także roczną informację podatkową (PIT-11) dla każdego pracownika.
  • Składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne: Pracodawca jest zobowiązany do odprowadzania składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne za pracowników oraz osoby zatrudnione na umowy cywilnoprawne (jeśli podlegają składkom). Składki te są przekazywane do ZUS.
  • Deklaracje ZUS (np. ZUS DRA): Każdego miesiąca pracodawca jest zobowiązany do przekazywania do ZUS odpowiednich deklaracji oraz opłacania składek w terminie.

Ewidencja wynagrodzeń i raportowanie

Księgowość kadr i płac prowadzi również dokumentację, która zawiera:

  • Listy płac: Każdego miesiąca sporządzana jest lista płac, która zawiera szczegółowe informacje o wynagrodzeniu brutto, składkach na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne, zaliczce na podatek dochodowy oraz wynagrodzeniu netto.
  • Karty wynagrodzeń: Karty wynagrodzeń są indywidualnymi dokumentami przypisanymi do każdego pracownika, które pokazują historię jego wynagrodzeń w danym roku podatkowym.
  • Raporty dla zarządu: Na podstawie danych z ewidencji księgowość może przygotowywać raporty na potrzeby zarządu, dotyczące kosztów zatrudnienia, struktury wynagrodzeń oraz obciążeń podatkowych.

Obsługa dokumentacji pracowniczej

W ramach księgowości kadr i płac prowadzone są również inne obowiązki dokumentacyjne:

  • Umowy o pracę i cywilnoprawne: Przechowywanie i rejestracja umów zawieranych z pracownikami i współpracownikami, w tym archiwizacja aneksów, wypowiedzeń, zgłoszeń do ZUS itp.
  • Świadectwa pracy i zaświadczenia: Przygotowanie świadectw pracy oraz zaświadczeń o zatrudnieniu i wynagrodzeniu na wniosek pracownika.
  • Ewidencja czasu pracy: Prowadzenie ewidencji godzin pracy, urlopów, chorobowego i innych nieobecności, co jest niezbędne do poprawnego naliczania wynagrodzeń.

Urlopy i inne świadczenia pracownicze

Księgowość kadr i płac zajmuje się także rozliczaniem wszelkich świadczeń pozapłacowych:

  • Rozliczanie urlopów wypoczynkowych: Naliczanie wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego i rejestrowanie wykorzystanych dni urlopowych.
  • Świadczenia z tytułu choroby: Wypłata wynagrodzenia chorobowego lub zasiłku chorobowego za czas niezdolności do pracy, a także rozliczanie zasiłków macierzyńskich, opiekuńczych i rehabilitacyjnych.
  • Świadczenia dodatkowe: Inne świadczenia, np. premie, świadczenia socjalne, benefity pracownicze, które również muszą być ujęte w ewidencji i odpowiednio rozliczane podatkowo i składkowo.

Automatyzacja i systemy kadrowo-płacowe

Coraz więcej firm korzysta z oprogramowania kadrowo-płacowego, które ułatwia wykonywanie wielu zadań:

  • Automatyzacja naliczania wynagrodzeń: Systemy takie automatycznie przeliczają wynagrodzenia, uwzględniając podatki, składki ZUS, premie, nadgodziny i inne elementy wynagrodzenia.
  • Raportowanie i analizy: Narzędzia do analizy danych kadrowo-płacowych umożliwiają szybkie przygotowanie raportów dotyczących kosztów pracowniczych i struktury zatrudnienia.
  • Integracja z ZUS i Urzędami Skarbowymi: Systemy kadrowo-płacowe są często zintegrowane z platformami do wysyłania deklaracji (np. Płatnik), co upraszcza proces wysyłania dokumentów do ZUS i Urzędów Skarbowych.

Przestrzeganie przepisów prawa pracy

Ważnym aspektem księgowości kadr i płac jest bieżące monitorowanie zmian w przepisach prawa pracy oraz przepisach podatkowych. Dział księgowości musi znać obowiązujące przepisy, aby prawidłowo naliczać wynagrodzenia, odprowadzać składki oraz przygotowywać deklaracje podatkowe i ubezpieczeniowe.

Podsumowanie

Księgowość kadr i płac to nie tylko naliczanie wynagrodzeń, ale również szereg zadań związanych z dokumentacją, rozliczeniami i raportowaniem. Profesjonalne prowadzenie tego obszaru pomaga uniknąć błędów podatkowych, usprawnia przepływ informacji i jest kluczowe dla zgodności z przepisami prawa. Automatyzacja procesów oraz specjalistyczne oprogramowanie mogą znacznie ułatwić pracę i zwiększyć efektywność tego działu.

Dlaczego my?

Z

Nowoczesna księgowość

Nowoczesne rozwiązania księgowe oferują dostosowywanie funkcji do indywidualnych potrzeb firmy, niezależnie od jej wielkości czy branży.

Z

Bezpieczeństwo

Systemy księgowe są regularnie aktualizowane pod kątem bezpieczeństwa stosowanych przepisów prawa, takich jak zmiany w VAT czy rozporządzenia RODO, co pozwala na uniknięcie kar i błędów.

Z

Zdalna współpraca

 Księgowość online umożliwia współpracę w czasie rzeczywistym pomiędzy przedsiębiorcami, biurami rachunkowymi i doradcami finansowymi.

Nasze specjalizacje

Księgowość

Systematyczne i rzetelne ewidencjonowanie operacji gospodarczych Twojej firmy. Tylko tyle i aż tyle – U nas masz to zagwarantowane.

e-commerce

Księgowość branży e-commerce to nasza codzienność. Kreuj, handluj, zarabiaj – księgowość e-commerce pozostaw w rękach specjalistów.

Kadry i płace

Księgowość kadr i płac to specjalistyczny obszar rachunkowości, który zajmuje się prowadzeniem ewidencji, obliczeniami wynagrodzeń oraz prawidłowym rozliczaniem podatków i składek ZUS.

Centrum certyfikacji

Podpis elektroniczny czy elektroniczne doręczenia – U nas załatwisz wszystko w jednym miejscu. Jesteśmy autoryzowanym punktem certyfikującym Asseco Certum.

KRS

Na podstawie Twojego zgłoszenia nasz dział prawny skontaktuje się z Tobą w ciągu 24 godzin w celu zebrania wszelkich niezbędnych informacji oraz dokumentów – potrzebnych do stworzenia kompletnego zgłoszenia zmian w KRS, uzależnionego od Twoich potrzeb.

Skontaktuj się

Chesz założyć firmę? Przenieść księgowość lub dokonać zmian w KRS? Wypełnij formularz i skontaktuj się z nami!