Księgowość sklepów internetowych
W Polsce obejmuje specyficzne zasady związane z handlem elektronicznym, w tym obowiązki ewidencyjne, rozliczenia podatkowe (zwłaszcza VAT), obsługę sprzedaży transgranicznej oraz prowadzenie dokumentacji sprzedaży. Warto znać podstawowe zasady prowadzenia księgowości e-commerce, aby unikać błędów i zgodnie z prawem rozliczać działalność.
Formy opodatkowania sklepu internetowego
Dla sklepów internetowych w Polsce istnieje kilka form opodatkowania, z których przedsiębiorcy mogą wybierać w zależności od rodzaju działalności oraz przychodów:
- Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych: Dostępny dla określonych rodzajów działalności, jednak stawka ryczałtu zależy od rodzaju sprzedawanych towarów (np. stawka 3% dla handlu). Ryczałt nie daje możliwości odliczania kosztów, więc może być mniej korzystny dla działalności z wyższymi kosztami.
- Podatek liniowy (19%): Stała stawka podatku od dochodu (przychód minus koszty) jest korzystna, gdy firma osiąga wyższe dochody, ponieważ niezależnie od ich wysokości płaci 19%.
- Skala podatkowa (17% i 32%): Podatek od dochodu według skali progresywnej, z niższą stawką do 120 000 PLN rocznego dochodu. Można również korzystać z ulg i odliczeń.
Ewidencja sprzedaży i fakturowanie
Sklepy internetowe muszą prowadzić dokładną ewidencję sprzedaży dla celów podatkowych i księgowych:
- Fakturowanie: Na żądanie klienta przedsiębiorca powinien wystawić fakturę VAT lub fakturę uproszczoną. Jeśli klient jest osobą fizyczną i nie zażądał faktury, wystarczające jest prowadzenie ewidencji sprzedaży na potrzeby VAT.
- Paragony i kasy fiskalne: W większości przypadków sklep internetowy nie musi mieć kasy fiskalnej, o ile dostawa towaru jest wysyłana pocztą lub kurierem, a płatność jest realizowana przelewem, kartą płatniczą lub innym narzędziem płatniczym.
- Ewidencja JPK_VAT: Każda firma zarejestrowana jako podatnik VAT ma obowiązek składać Jednolity Plik Kontrolny (JPK) co miesiąc, w którym zapisuje wszystkie transakcje, co ułatwia kontrolę przez urzędy skarbowe.
Podatek VAT i OSS dla sprzedaży międzynarodowej
Sprzedaż transgraniczna w ramach Unii Europejskiej oraz eksport poza UE wymaga dodatkowych rozliczeń VAT, w tym:
- Procedura OSS (One Stop Shop): Dla sprzedaży do krajów UE sklepy internetowe mogą korzystać z procedury OSS, która pozwala na rozliczenie VAT-u od sprzedaży transgranicznej w Polsce. Należy wówczas deklarować VAT według stawek obowiązujących w kraju odbiorcy (jeśli sprzedaż przekracza 10 000 euro rocznie).
- Rejestracja VAT-UE: Sklep internetowy sprzedający do innych krajów UE musi mieć numer NIP-UE, co pozwala na rozliczanie wewnątrzwspólnotowych dostaw.
Koszty uzyskania przychodu
Dla sklepów internetowych koszty uzyskania przychodu mogą obejmować:
- Koszty zakupu towarów: Zakup towarów handlowych stanowi podstawowy koszt.
- Koszty wysyłki i pakowania: Opłaty za wysyłkę, materiały do pakowania, opakowania.
- Koszty marketingowe: Wydatki na reklamy online, promocje w mediach społecznościowych, pozycjonowanie (SEO).
- Opłaty za platformy i oprogramowanie: Koszty subskrypcji, platform sprzedażowych, oprogramowania do zarządzania sprzedażą, CRM, itd.
- Koszty obsługi płatności: Prowizje za obsługę płatności online przez zewnętrzne serwisy, takie jak PayU, Przelewy24, Stripe, itp.
- Koszty logistyczne i magazynowe: Wynajem magazynu, koszty pracy związane z obsługą zamówień.
Koszty te są odejmowane od przychodu, co obniża podstawę opodatkowania.
Dokumentacja księgowa i przechowywanie dokumentów
Sklep internetowy ma obowiązek przechowywać wszystkie dokumenty związane z działalnością:
- Faktury zakupowe i sprzedażowe: Wszystkie faktury za zakup towarów i usług oraz faktury wystawiane klientom.
- Dowody zapłaty i przelewy: Potwierdzenia przelewów oraz wyciągi bankowe.
- Umowy z dostawcami i klientami: Dokumentacja umów z kontrahentami, platformami płatniczymi, firmami kurierskimi itp.
Dokumentacja powinna być przechowywana przez minimum 5 lat od końca roku podatkowego, w którym powstał obowiązek podatkowy.
Zatrudnienie i umowy z pracownikami oraz współpracownikami
Właściciel sklepu internetowego może współpracować z pracownikami na różnych zasadach:
- Umowa o pracę: Pracownicy na etacie mogą pracować w zakresie obsługi klienta, magazynu, wysyłki.
- Umowy cywilnoprawne (umowy o dzieło, umowy zlecenie): Zleceniobiorcy mogą świadczyć usługi np. w zakresie marketingu lub tworzenia treści.
- Outsourcing: Możliwe jest także zlecenie obsługi części działalności (np. logistycznej lub marketingowej) zewnętrznym firmom.
Zasady outsourcingu księgowości
Ze względu na złożoność księgowości e-commerce wielu właścicieli sklepów internetowych decyduje się na korzystanie z biura księgowego. Outsourcing księgowości to wygodne rozwiązanie, gdyż pozwala na:
- Automatyzację raportowania: Integracja sklepu internetowego z systemem księgowym, co umożliwia automatyczne przesyłanie danych o sprzedaży.
- Profesjonalne wsparcie: Doradztwo w zakresie optymalizacji podatkowej oraz przestrzegania obowiązujących przepisów.
Podsumowanie:
Księgowość sklepu internetowego wymaga znajomości zasad ewidencjonowania sprzedaży, prawidłowego rozliczania podatku VAT, a także prowadzenia dokumentacji kosztów działalności. Prawidłowe prowadzenie księgowości pozwala uniknąć błędów podatkowych i optymalizować działalność, a współpraca z biurem księgowym może znacznie ułatwić zarządzanie podatkami i dokumentacją sklepu.
Dlaczego my?
Nowoczesna księgowość
Nowoczesne rozwiązania księgowe oferują dostosowywanie funkcji do indywidualnych potrzeb firmy, niezależnie od jej wielkości czy branży.
Bezpieczeństwo
Systemy księgowe są regularnie aktualizowane pod kątem bezpieczeństwa stosowanych przepisów prawa, takich jak zmiany w VAT czy rozporządzenia RODO, co pozwala na uniknięcie kar i błędów.
Zdalna współpraca
Księgowość online umożliwia współpracę w czasie rzeczywistym pomiędzy przedsiębiorcami, biurami rachunkowymi i doradcami finansowymi.
Nasze specjalizacje
Księgowość
Systematyczne i rzetelne ewidencjonowanie operacji gospodarczych Twojej firmy. Tylko tyle i aż tyle – U nas masz to zagwarantowane.
e-commerce
Księgowość branży e-commerce to nasza codzienność. Kreuj, handluj, zarabiaj – księgowość e-commerce pozostaw w rękach specjalistów.
Kadry i płace
Księgowość kadr i płac to specjalistyczny obszar rachunkowości, który zajmuje się prowadzeniem ewidencji, obliczeniami wynagrodzeń oraz prawidłowym rozliczaniem podatków i składek ZUS.
Centrum certyfikacji
Podpis elektroniczny czy elektroniczne doręczenia – U nas załatwisz wszystko w jednym miejscu. Jesteśmy autoryzowanym punktem certyfikującym Asseco Certum.
KRS
Na podstawie Twojego zgłoszenia nasz dział prawny skontaktuje się z Tobą w ciągu 24 godzin w celu zebrania wszelkich niezbędnych informacji oraz dokumentów – potrzebnych do stworzenia kompletnego zgłoszenia zmian w KRS, uzależnionego od Twoich potrzeb.
Skontaktuj się
Chesz założyć firmę? Przenieść księgowość lub dokonać zmian w KRS? Wypełnij formularz i skontaktuj się z nami!